¿Cómo puedo cambiar al Administrador de fincas de mi comunidad?
Demorar esta decisión innecesariamente puede acarrear graves problemas, porque una mala gestión económica o de la morosidad prolongada en el tiempo, provocará sin duda y de forma directa la subida de las cuotas de comunidad. Una mala gestión de contratos, obras y atención a los propietarios tendrá las mismas o incluso peores consecuencias.
Si en su comunidad no están satisfechos con el trabajo realizado por su actual administrador, no es un drama ni un conflicto personal.
Es normal que los propietarios puedan elegir el servicio que más les convenga en cada momento. Por ello si han decidido dar ese paso, es el momento de llevarlo a cabo sin demora y mediante un procedimiento sencillo.
PASO Nº 1: CONVOCAR JUNTA DE PROPIETARIOS
En primer lugar, es preciso saber, como dato muy importante, que el mandato del administrador de fincas está directamente vinculado a la renovación de cargos.
Hay propuestas de administración de fincas basadas en presupuestos por debajo del mercado con la condición de contratar por largo tiempo (5-10 años). Esta opción en ningún caso es la más conveniente, porque con frecuencia acabará degenerando en que a pesar de que el cliente haya podido sufrir una mala gestión del despacho de la administración, se verá obligado a continuar por el resto del contrato, o en caso contrario iniciar litigios que complicarán el cambio de administrador. Conviene desconfiar de presupuestos que estando por debajo de la media del mercado incluyan una condición de este tipo.
La comunidad debe aprobar el cambio a través de la Junta de Propietarios.
Para ello el Presidente de la Comunidad de Propietarios o en su defecto el 25% de los propietarios que representen a su vez el 25% de las cuotas de participación, deberán convocar una Junta General Extraordinaria y notificárselo a todos los vecinos, con inclusión del listado de morosos que tienen privado el derecho a voto, poniendo como punto del Orden del Día: Cambio de administrador de fincas.
¿Cómo se le comunica a todos los vecinos?
El Presidente, o el 25% de los propietarios que representen a su vez el 25% de las cuotas de participación, solicitarán por escrito al administrador de fincas que envíe la convocatoria con dicho punto en el orden del día (cambio de administrador de fincas) a todos los vecinos, pero que él no asista. En caso de negativa o tardanza por su parte, se deberá solicitar al administrador el listado de propietarios, con sus respectivos domicilios, así como el listado de propietarios deudores y convocar personalmente la Junta General Extraordinaria.
¿Qué mayoría es necesaria para aprobarse el cambio de administrador de fincas?.
El acuerdo será válido por mayoría simple.
¿Cómo se consigue esa mayoría?.
En primera convocatoria, con el voto de la mayoría del total de los propietarios que a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación; y en segunda convocatoria, con el voto de la mayoría de los asistentes a la Junta, que a su vez representan más de la mitad de las cuotas de participación de los asistentes a la Junta. Por ello, es aconsejable que siempre se espere a segunda convocatoria para realizar cualquier tipo de reunión, pues de este modo será más fácil alcanzar acuerdos entre los vecinos asistentes.
PASO 2: REDACCIÓN DEL ACTA DE LA REUNIÓN Y COMUNICACIÓN FEHACIENTE AL ADMINISTRADOR CESADO.
El Secretario o Presidente redactarán el acta con el acuerdo tomado y mediante comunicación fehaciente (burofax o similar) se le enviará una copia al administrador cesado. Existen dos supuestos que pueden generar ciertas dudas:
1. La Comunidad de Propietarios "TIENE" firmado un Contrato Mercantil con el administrador de fincas.
¿Es obligatorio respetar el contrato con el administrador de fincas?.
Es recomendable respetar la vigencia del contrato suscrito con el administrador de fincas, que normalmente será de un año, renovándose tácitamente por periodos de esa misma duración.
¿Cuándo hay que notificarle al administrador de fincas su rescisión?.
Con un mínimo de un mes de antelación a la finalización del plazo del contrato, por escrito y de forma fehaciente.
Si la Comunidad de Propietarios decide rescindir anticipadamente el contrato, ¿hay que indemnizar al administrador de fincas, aunque ya no preste los servicios para la Comunidad porque se le ha cesado? ¿hay que pagarle como si estuviera trabajando?.
En el caso de que la Comunidad de Propietarios decida terminar el contrato antes del plazo, tendrá que indemnizar al administrador de fincas con las cantidades que le falten por cobrar hasta la finalización del mismo.
Y, ¿sí la resolución del contrato es por una causa justa?.
Si la resolución del contrato es por “justa causa” no habrá que indemnizar al administrador de fincas. Pero el término de justa causa deberá ser grave y reiterado por incumplimiento del administrador de fincas de sus obligaciones.
2. La Comunidad de Propietarios "NO TIENE" firmado contrato Mercantil de servicios con el administrador de fincas.
En el caso de no haber ningún contrato firmado con el administrador de fincas, deberá comunicarsele por escrito y de modo fehaciente con un mes de antelación a su cese de funciones a partir de una determinada fecha.
¿Cómo se realiza la entrega de toda la documentación y del Libro de Actas, por parte del administrador de fincas saliente al Presidente de la Comunidad de Propietarios o al nuevo administrador de fincas contratado por ésta?
El nuevo administrador de fincas entrante o el Presidente, en representación de la Comunidad de Propietarios, son quienes tienen que ir al despacho profesional del administrador de fincas saliente (cesado) a retirar dicha documentación. La retirada de la documentación debe realizarse con enumeración de los documentos que se entregan, escrito que firmarán por una parte el administrador de fincas saliente y por otra, el administrador de fincas entrante o el Presidente.
Una vez que el administrador de fincas conoce su cese, a partir del día siguiente comienzarán a contar los plazos para entregar la documentación a la Comunidad de Propietarios. Un primer plazo corto de 10 días, necesario para garantizar la correcta gestión de la Comunidad de Propietarios (como por ejemplo, listado de propietarios, coeficientes, domicilios, teléfonos, domiciliaciones bancarias, cuotas emitidas, derramas, consumos, ultima nomina de los empleados de la Comunidad así como los seguros sociales, Libro de Actas y CIF de la Comunidad, Sello, Cartillas, Chequeras, Talonarios y Contratos bancarios, Listado de proveedores, Pólizas de Seguro….), y un segundo plazo de 45 días, para la entrega del resto de la documentación y el cierre contable.
¿Qué ocurre si el administrador de fincas saliente se niega a entregar las cuentas?
El administrador de fincas cesado tiene la obligación de devolver toda la documentación a la Comunidad de propietarios, porque no es titular de ninguna documentación, ni de la comunidad. ni del edificio.
Desgraciadamente a veces nos encontramos con el caso, de que el administrador de fincas cesado no quiere entregar la documentación de la comunidad de propietarios hasta que no sea indemnizado. En cuyo caso, la Comunidad de Propietarios solo tiene 2 opciones:
1) Acudir a la vía civil
2) Acudir a la vía penal y demandar al administrador de fincas saliente por una falta o delito de coacciones y solicitar al juez la devolución de la documentación a la Comunidad de Propietarios , vía que aconsejamos siempre, por ser lo más rápido y eficaz.
Si su Comunidad de Propietarios quiere cambiar de administrador de fincas no dude en solicitarnos información.
Los Administradores de Fincas que colaboran con la plataforma El Portal del Vecino de enmicalle.es les asesorarán, encargándose si lo desean, de gestionar el trámite completo. Desde informarles como actuar formalmente para que el cambio de administrador de fincas se realice correctamente, hasta la notificación al administrador de fincas cesado y recogida de toda la documentación.