¿Mi comunidad de propietarios, tiene que cumplir la ley de Protección de datos?
Sí, debe cumplirla obligatoriamente porque las comunidades de propietarios disponen de datos personales de quienes la conforman: nombre, dirección, teléfono, datos de cuenta bancarias, etc. (Art. 3.d) de la ley 15/1999.-Las comunidades de propietarios están obligadas a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), una exigencia que en el caso de no respetarla, puede acarrear sanciones económicas de hasta 600.000 euros.
Trés son los incumplimientos legales más frecuentes en estos casos, en lo que respecta a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal:
- El no tener inscritos los ficheros que contienen datos de carácter personal en el Registro de la AEPD.
- Disponer de zonas videovigiladas en la Comunidad y que no estén debidamente señalizadas.
- Por último, la publicación de datos de carácter personal de los vecinos morosos de la Comunidad de Propietarios.
¿Cuáles son las obligaciones que conlleva el cumplimiento de la LOPD?
La primera obligación es la de inscribir el fichero en el Registro, (esto será obligatorio, en principio hasta el 25 de mayo de 2018)
Enviar una clausula informativa a los vecinos en cumplimiento del artículo 5 de la ley 15/1999 .
Elaborar un documento de seguridad, que recoja todas las medidas técnicas y organizativas del fichero.
Firmar con todos los prestadores de servicios, un contrato de prestación de servicios, incluyendo al administrador.
Solicitar el consentimiento, cuando se cedan datos de propietarios a terceros.
En caso de tener empleados de la finca: un conserje, un limpiador, etc. se deberá inscribir el fichero "Nóminas" y cumplir con las demás obligaciones.
En caso de aprobarse la instalación de un sistema de video vigilancia, será necesaria la inscripción del fichero correspondiente y el cumplimiento de las obligaciones correspondientes.
Si mi comunidad tiene administrador: ¿es él quien tiene que encargarse de estas obligaciones?
Cuando una comunidad de propietarios tiene administrador hay que diferenciar dos aspectos:
¿Quién es el responsable del fichero?, es decir a quién pertenece dicho fichero: "el responsable del fichero siempre será la comunidad de propietarios., se tenga administrador, o no"
EL administrador es un prestador de servicios que además realiza de forma exclusiva todos los tratamientos de datos y custodia la documentación e información perteneciente a los ficheros de la Comunidad de Propietarios.
Si se le encomienda esa tarea, puede realizarla o delegarla en otra empresa.
¿Puedo solicitar al administrador o al presidente el teléfono o los datos de un vecino para temas personales, como por ejemplo que me esté ocasionando daños por agua en mi piso?
Ni el administrador ni el presidente pueden ceder o comunicar datos personales contenidos en el fichero de la comunidad de propietarios para una finalidad distinta a la que fuera recogida. Se debe contar con el consentimiento expreso del afectado.
¿Qué requisitos tiene que cumplir mi comunidad, si queremos instalar un sistema de video vigilancia?.
Aprobar en Junta de propietarios la instalación de las cámaras, respetando la proporcionalidad, necesidad e idoneidad de la misma.
Inscribir el fichero en el Registro General de Protección de datos.
Informar a los afectados, conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2006 de la AEPD, colocando en las zonas video vigiladas un cartel informativo que contenga los datos del fichero, y en caso de grabar imágenes, ante quién se pueden ejercutar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición reconocidos en la LOPD.
Las videocámaras no podrán captar imágenes de las personas que se encuentren fuera del espacio privado ya que el tratamiento de imágenes en lugares públicos sólo puede ser realizado, salvo que concurra autorización gubernativa, por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. –
Tener a disposición de los/las interesados/as impresos en los que se detalle la información prevista en el artículo 5.1 de la Ley Orgánica 15/1999.”
¿Pueden instalarse cámaras falsas en la comunidad de vecinos con un fin disuasorio?
No, no es recomendable ya que es posible tener una sanción de la AEPD, por este motivo.
¿Se aplica la LOPD a los video porteros de una comunidad de propietarios?
No, ya que la LOPD excluye de su aplicación a aquellos casos en los que se trate de ficheros mantenidos por personas físicas en el ejercicio de actividades personales o domésticas o en los que la utilización de video porteros se limita a su función de verificar la identidad de la persona que llamó al timbre y a facilitar el acceso a la vivienda.
No obstante, sí se aplicará la LOPD, cuando se cumplan los siguientes requisitos:
-Cuando el sistema permita la reproducción y o se graben imágenes de modo constante que resulten accesibles, ya sea a través de alguna aplicación móvil, a través de Internet o emisión de TV y cuando la grabación alcance al conjunto del patio o a la vía pública colindante.
-Cuando una cámara permita reproducir en tiempo real imágenes que concurren en la portería de un edificio.
¿Cuándo pueden estar los datos de un propietario moroso en el tablón de anuncio o en comunicaciones a los vecinos?.
Es la propia ley 49/1960, de 21 de julio, de Propiedad Horizontal habilita diversas cesiones de datos personales, por ejemplo:
En la convocatoria deberá incluirse la relación de propietarios que no estén al corriente de pago de deudas vencidas a la comunidad, advirtiéndoles de la privación del derecho al voto.
El acta que se remita a los propietarios debe contener: El autor de la convocatoria o propietarios que la hayan promovido, relación de asistentes, con indicación de su cuota de participación, acuerdos adoptados y si fuera relevante, la relación de quiénes han votado a favor o en contra.
No obstante, se permite notificar al deudor en el tablón de anuncios cuando haya sido imposible notificarle personalmente. Así mismo, se procederá a publicar la convocatoria o el Acta en el tablón de anuncios del edificio o lugar visible conforme a la ley de Propiedad Horizontal.
¿Puedo como propietario acceder a datos de empleados que tiene mi comunidad de vecinos?
Sí, pero respetando el principio de proporcionalidad, se debe informar a los propietarios con el adecuado desglose de los conceptos retributivos. No corresponde exhibir una nómina, por contener otros datos como domicilio fiscal, cuenta corriente, e incluso datos especialmente protegidos respecto a su salud, porcentaje de discapacidad, descuento de cuota sindical, etc. por no resultar relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad.
Por Silvia Raquel Telechea Dayuto. Consultora.