Presupuestos para obras en la comunidad de propietarios
Un nuevo concepto de gestionar las fincas y afrontar las obras y soluciones complejas
La plataforma de los vecinos de enmicalle.es supone un nuevo concepto de gestionar las fincas, basado en la transparencia y la especialización. Por lo tanto, separamos las actuaciones de los gestores de la comunidad según especialidades.
- El Administrador de la finca: limita su ámbito a lo que aconseja su cualificación de interlocutor con los propietarios y conductor de las juntas, al amparo de la Ley de Propiedad Horizontal mediando en los conflictos vecinales.
- El Gestor de cuentas: es el encargado de la contabilidad, estudios financieros. nóminas y todo aquello que suponga movimientos económicos.
- Asesor Técnico Especializado: Cuando sea necesaria una actuación que exceda los ámbitos anteriores, lo aconsejable es recurrir a una empresa especializada o profesional cualficado, que garantice una gestión eficiente y siempre controlada por los propietarios de la comunidad.
- Los vecinos son los que deciden :La plataforma de enmicalle.es supone una herramienta donde los vecinos encuentran todo lo que necesitan en cada momento, para facilitarles la toma de decisiones independientes y con las máximas garantías.
Vamos a contaros cuál es el procedimiento que utilizamos antes de acometer una obra o cualquier otra solución que implique un desembolso de los vecinos.
Antes que nada, señalar que hemos realizado durante años, una labor previa de selección de un importante número de empresas y profesionales que darán la respuesta más adecuada a todas las necesidades del edificio. En esta selección hemos sido muy exigentes, porque de ello depende nuestra credibilidad y el bienestar de los propietarios en las comunidades que asesoramos.
Para acometer cualquier actuación, lo primero que hacemos es estudiar las prioridades y qué soluciones existen para cubrirlas, estableciendo un orden para evitar realizar obras o actuaciones secundarias antes que las esenciales.
A continuación y en colaboración con la administración de la finca, se estudian las mayorías necesarias y el procedimiento legal para debatir y en su caso aprobar, las diferentes posibilidades y propuestas.
Se facilita un dossier comparativo con al menos 3 ofertas para cada obra que la Comunidad de Propietarios desee acometer. Cualquier propietario podrá facilitar las ofertas que desee, hecho deseable dado que así se facilitará la toma de decisiones por la Junta.
Cuantos más presupuestos se obtengan mejor, pero es esencial que todas las ofertas contemplen las mismas unidades de obra a fin de que sean comparables. Aquí se justifica ya plenamente la intervención del técnico que haya redactado el proyecto, porque las diferentes ofertas se producirán según las especificaciones y requerimientos del mismo.
Antes de aceptar una de las ofertas, un Asesor Técnico Especializado asesorará en la junta de propietarios, sobre cuál de ellas reúne las condiciones más ventajosas para que los vecinos con derecho a voto, elijan la más conveniente a su criterio y que adopten, con la información suficiente, la decisión más acertada y segura.
El Gestor de cuentas propondrá un estudio de financiación o de viabilidad económica , así como la planificación de los distintos periodos de pagos y flujos de caja. La financiación de estas obras extraordinarias se realizará con el exceso de saldo que la comunidad tenga acumulado, con las aportaciones extraordinarias que se aprueben expresamente para realizar la obra, o bien con la obtención de un préstamo otorgado por una entidad financiera o incluso por alguno de los proveedores con los que se realice la obra.
Es necesario prever con antelación que puedan surgir problemas o imprevistos que supongan cierta desviación sobre los planteamientos iniciales, por lo que deberíamos disponer del máximo importe disponible antes de comenzar y establecer el plan de recaudación posterior con un prudente adelanto sobre las obligaciones de pago que se hayan pactado.
Una vez aprobada la ejecución por las mayorías suficientes,el Administrador junto al Asesor técnico especializado , se encargarán de formalizar el oportuno contrato de obra, donde queden especificadas las condiciones: forma de pago, garantías, etc. Así como de solicitar los debidos permisos municipales y en su caso las ayudas o subvenciones a las que pudiera haber derecho.
Siempre aconsejamos que intervenga en la obra un Asesor Técnico Especializado, tanto para proyectarla como para controlarla durante su ejecución. La participación de estos profesionales conlleva dos enormes ventajas: la garantía de la profesionalidad y conocimiento de la materia y la objetividad que proporciona no pertenecer a la comunidad de propietarios y no estar implicado en su entramado, como sucede con los vecinos.
El pago de las obras deberá negociarse con los proveedores para que la comunidad tenga las garantías necesarias sobre los trabajos a realizar. Lo normal es que se desembolse una cantidad al formalizar el contrato y pagos parciales según certificaciones, para de este modo se asegure la realización de la obra. Es conveniente que se aplace un último pago para realizarlo una vez se haya finalizado el encargo y se haya garantizado su terminación, así como la conformidad de la comunidad al mismo.
Es habitual que el pago se fraccione según unos porcentajes que vendrán determinados por la cuantía económica de la obra y los recursos de la comunidad .
- A modo orientativo podrían establecerse entre un 20% y un 30% de su importe a la firma del contrato. Este pago es necesario para la adquisición de materiales y atender a las necesidades de los primeros trabajos en cuanto a desplazamiento de maquinaria y salarios.
- 50 % durante la realización, en función de un calendario de ejecución, o de certificaciones de la obra ejecutada.
- El 20% o 30 % restante, mas el IVA correspondiente, cuando se produzca la recepción sin reservas del encargo, incluso demorando el tiempo necesario (hasta 90 días) para asegurarnos que no existen defectos de ejecución notorios.
Una vez resueltas las primeras contingencias y antes de iniciar las obras hay que extremar los cuidados en ciertos aspectos:
- Designar un interlocutor único, que puede ser una comisión de vecinos , para establecer el contacto entre la comunidad y el Asesor Técnico que controla la obra, evitando que cada vecino tenga que hacer peticiones por su cuenta.
- Mantener una reunión estratégica entre el Administrador, el Asesor técnico especializado, el Gestor de cuentas y la Comisión de obras vecinal para realizar un cronograma de actuaciones con el fin de planificar correctamente las fechas, evitando molestias innecesarias por razones tales como, cortes de agua, dificultad en el tránsito por reparaciones en el asfaltado, o incluso riesgos por razones de seguridad que recomienden restringir las presencia de extraños en la vecindad en periodos vacacionales porque muchas viviendas se encuentren vacías.
- Debe coordinarse y advertir convenientemente a los ocupantes de viviendas y locales respecto a los días, o incluso las horas si fuera posible, en que se intervendrá en sus domicilios o en los elementos comunes que les afectan, con el propósito de prever y paliar las molestias que inevitablemente surgirán.
- Se exigirá al contratista que empleé todos los medios necesarios para mantener la finca y sus instalaciones recogidas y limpias, para no incrementar con trabajos adicionales, el coste de los servicios de limpieza o mantenimiento contratados por la comunidad.
- Debe acordarse de manera formal, y hacerlo saber así a los vecinos y al constructor, que bajo ningún concepto se realizarán obras, modificaciones o mejoras que no sean específicamente determinadas en el presupuesto-contrato de obra. Únicamente se podrán realizar las modificaciones que hayan sido detenidamente estudiadas por la junta de gobierno o por la comisión de obras.
- Es fundamental contar con un sistema eficaz de notificación de quejas de todos los interesados para los problemas que indudablemente surgirán y darles soluciones rápidas, concretas y firmes.
- Con la Plataforma informática de enmicalle.es y su Área Privada de Propietarios los vecinos pueden notificar solicitudes en tiempo real comunicando sus inquietudes o quejas sobre la obra y hacer el seguimiento de la misma mediante fotografías de los trabajos y gestión documental de los pagos a proveedores. Consultando toda la información cómodamente desde su casa o cualquier dispositivo conectado a Internet .
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